PENGARAHAN DAN PENGEMBANGAN ORGANISASI (Komunikasi)

Pengertian Komunikasi :

Menurut Lexicographer (ahli kamus bahasa), komunikasi adalah upaya yang bertujuan berbagi untik mencapai kebersamaan. Jika dua orang berkomunikasi maka pemahaman yang sama terhadap pesan yang saling diperuntukan adalah tujuan yang diinginkan oleh keduanya. Webster’s New Collegiate Dictionary edisi tahun 1977 antara lain menjelaskan bahwa komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi di antara individu melalui system lembaga-lembaga, tanda-tanda atau tingkah laku.

Ilmu komunikasi sebagai ilmu pengetahuan sosial yang bersifat multidisiplinter, tidak bias menghindari perspektif dari beberapa ahli yang tertarik pada kajian komunikasi, sehingga definisi dan pengertian komunikasi menjadi semakin banyak dan beragam. Masing-masing mempunyai penekanan arti, cakupan, konteks yang berbeda satu sama lain, tetapi pada dasarnya saling melengkapi dan menyempurnakan makna komunikasi sejalan dengan perkembangan ilmu komunikasi.

Menurut Frank E.X. Dance dalam bukunya Human Communication Theory terdapat 126 buah definisi tentang komunikasi yang di berikan oleh beberapa ahli dan dalam buku Sasa Djuarsa Sendjaja Pengantar Ilmu Komunikasi dijabarkan tujuh buah definisi yang dapat mewakili sudut pandang dan konteks pengertian komunikasi. Definisi-definisi tersebut adalah sebagai berikut :

Komunikasi adalah suatu proses mel;alui mana seseorang (komunikator) menyampaikan stimus ( biasanya dalam bentuk kata-kata) dengan tujuan mengubah atau membentuk prilaku orang-orang lainnya (khalayak). Hovland, Janis & Kelly :

Komunikasi adalah proses penyampaian informasi, gagasan, emosi, keahlian dan lain-lain. Melalui penggunaan symbol-simbol seperti kata-kata, gambar-gambar, angka-angka dan lain-lain.
Berelson dan Stainer, 1964

Komunikasi pada dasarnya merupakan suatu proses yang menjelaskan siapa, mengatakan apa, dengan saluran apa, kepada siapa? Dengan akibat apa atau hasil apa? (Who? Says what? In which channel? To whom? With what effect?)
Lasswell, 1960

Komunikasi adalah suatu poses yang membuat sesuatu dari yang semula dimiliki oleh seseorang (monopoli seseorang) menjadi dimiliki oleh dua orang atau lebih.
Gode, 1959

Komunikasi timbul didorong oleh kebutuhan-kebutuhan untuk mengurangi rasa ketidakpastian, bertindak secara efektif, mempertahankan atau memperkuat ego.
Barnlund, 1964

Komunikasi adalah suatu proses yang menghubungkan satu bagian dengan bagian lainnya dalam kehidupan.
Ruesch, 1957

Komunikasi adalah seluruh prosedur melalui man pikiran seseorang dapat mempengaruhi pikiran orang lainnya.
Weaver, 1949

Setiap tindakan komunikasi di pandang sebagai sesuatu transmisi informasi terdiri dari rangsangan yang diskriminatif, dari sumber kepada penerima. (Thedore M Newcomb).

Komunikasi adalah proses yang memungkinkan seseorang (komunikator) menyampaikan rangsangan (biasanya lambing-lambang verbal) untuk mengubah prilaku orang lain (komunikate). (Carl I. Hovland)

Komunikasi terjadi ketika suatu sumber menyampaikan suatu pesan kepada penerima dengan niat yang di sadari untuk mempengaruhi prilaku penerima. (Gerald R Miller)

Komunikasi adalah proses dimana suatu ide dialihkan dari suatu sumber kepada suatu penerima atau lebih, dengan maksud untuk mengubah tingkah laku mereka. (Everett M. Rogers)

Komunikasi (Internasional) adalah suatu proses menyortir, memilih dan mengirimkan symbol-simbol sedemikian rupa sehingga membantu pendengar membangkitkan makna atau respons dari pikirannya yang serupa dengan yang di maksudkan komunikator. (Raymond S. Ross)

(Cara yang baik untuk menggambarkan komunikasi adalah dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut) Who Says What In Which Channel To Whom With What Effect? Atau siapa mengatakan Dengan Pengaruh Bagaimana? (Harold Lasswell)

Istilah komunikasi berasal dari bahasa latin “communicare” yang artinya sama. Jadi secara etimologis komunikasi berarti proses untuk memperoleh pengertian yang sama. Berdasarkan pengertian praktisnya komunikasi adalah suatu proses pengiriman atau penerimaan informasi antara dua orang atau lebih dengan menggunakan cara yang tepat, sehingga informasi, berita atau pesan dapat di mengerti oleh kedua belah pihak.

2. Proses Komunikasi

Proses Komunikasi :

Proses Komunikasi adalah bagaimana sang komunikator menyampaikan pesan kepada komunikannya, sehingga dapat dapat menciptakan suatu persamaan makna antara komunikan dengan komunikatornya. Proses Komunikasi ini bertujuan untuk menciptakan komunikasi yag efektif (sesuai dengan tujuan komunikasi pada umumnya).
Proses komunikasi dapat terjadi apabila ada interaksi antar manusia dan ada penyampaian pesan untuk mewujudkan motif komunikasi.
Tahapan Proses Komunikasi Adalah Sebagai Berikut :
a. Penginterpretasian.
b. Penyandian.
c. Pengiriman.
d. Perjalanan.
e. Penerimaan.
f. Penyandian Balik.
g. Penginterpretasian.

Penginterprestasian
Hal yang diinterpretasikan adalah motif komunikasi, terjadi dalam diri komunikator. Artinya, proses komunikasi tahap pertama bermula sejak motif komunikasi muncul hingga akal budi komunikator berhasil menginterpretasikan apa yang ia pikir dan rasakan ke dalam pesan (masih abstrak). Proses penerjemahan motif komunikasi ke dalam pesan disebut interpreting.

Penyandian
Tahap ini masih ada dalam komunikator dari pesan yang bersifat abstrak berhasil diwujudkan oleh akal budi manusia ke dalam lambang komunikasi. Tahap ini disebut encoding, akal budi manusia berfungsi sebagai encorder, alat penyandi: merubah pesan abstrak menjadi konkret.

Pengiriman
Proses ini terjadi ketika komunikator melakukan tindakan komunikasi, mengirim lambang komunikasi dengan peralatan jasmaniah yang disebut transmitter, alat pengirim pesan.

Perjalanan
Tahapan ini terjadi antara komunikator dan komunikan, sejak pesan dikirim hingga pesan diterima oleh komunikan.

Penerimaan
Tahapan ini ditandai dengan diterimanya lambang komunikasi melalui peralatan jasmaniah komunikan.
Penyandian Balik
Tahap ini terjadi pada diri komunikan sejak lambang komunikasi diterima melalui peralatan yang berfungsi sebagai receiver hingga akal budinya berhasil menguraikannya (decoding).
Penginterpretasian
Tahap ini terjadi pada komunikan, sejak lambang komunikasi berhasil diurai kan dalam bentuk pesan.
Proses komunikasi dapat dilihat pada skema di bawah ini:
Proses komunikasi dapat dilihat dari beberapa perspektif :
a. Perspektif psikologis.
b. Perspektif mekanis.
Perspektif Psikologis
Perspektif ini merupakan tahapan komunikator pada proses encoding, kemudian hasil encoding ditransmisikan kepada komunikan sehingga terjadi komunikasi interpersonal.

Penyandian Balik
Tahap ini terjadi pada diri komunikan sejak lambang komunikasi diterima melalui peralatan yang berfungsi sebagai receiver hingga akal budinya berhasil menguraikannya (decoding).

Penginterpretasian
Tahap ini terjadi pada komunikan, sejak lambang komunikasi berhasil diurai kan dalam bentuk pesan.

3. Saluran Komunikasi Dalam Organisasi

Komunikasi adalah sebuah tindakan untuk berbagi informasi, gagasan atau pun pendapat dari setiap partisipan komunikasi yang terlibat didalamnya guna mencapai kesamaan makna. Tindak komunikasi tersebut dapat dilakukan dalam berbagai konteks. Konteks komunikasi yang telah dibahas pada modul-modul sebelumnya adalah komunikasi antarpribadi (interpersonal Communication) dan komunikasi kelompok.Konteks komunikasi selanjutnya yang akan kita bahas adalah komunikasi organisasi.
Tindak komunikasi dalam suatu organisasi berkaitan dengan pemahaman mengenai peristiwa komunikasi yang terjadi didalamnya, seperti apakah instruksi pimpinan sudah dilaksanakan dengan benar oleh karyawan atau pun bagaimana karyawan/bawahan mencoba menyampaikan keluhan kepada atasan, memungkinkan tujuan organisasi yang telah ditetapkan dapat tercapai sesuai dengan hasil yang diharapkan. Ini hanya satu contoh sederhana untuk memperlihatkan bahwa komunikasi merupakan aspek penting dalam suatu organisasi, baik organisasi yang mencari keuntungan ekonomi maupun organisasi yang bersifat sosial kemasyarakatan.
Pengertian komunikasi Organisasi
Sebelum membahas pengertian komunikasi organisasi sebaiknya kita uraikan terminologi yang melekat pada konteks komunikasi organisasi, yaitu komunikasi dan organisasi. Komunikasi berasal dari bahasa latin “communis” atau ‘common” dalam Bahasa Inggris yang berarti sama. Berkomunikasi berarti kita berusaha untuk mencapai kesamaan makna, “commonness”. Atau dengan ungkapan yang lain, melalui komunikasi kita mencoba berbagi informasi, gagasan atau sikap kita dengan partisipan lainnya. Kendala utama dalam berkomunikasi adalah kita seringkali mempunyai makna yang berbeda terhadap lambang yang sama.
Steward L.Tubbs dan Sylvia Moss dalam Human Communication menguraikan ada tiga model dalam komunikasi:
a. Model komunikasi linier (one-way communication), dalam model ini komunikator memberikan suatu stimuli dan komunikan melakukan respon yang diharapkan tanpa mengadakan seleksi dan interpretasi. Komunikasinya bersifat monolog.

b. Model komunikasi interaksional. Sebagai kelanjutan dari model yang pertama, pada tahap ini sudah terjadi feedback atau umpan balik. Komunikasi yang berlangsung bersifat dua arah dan ada dialog, di mana setiap partisipan memiliki peran ganda, dalam arti pada satu saat bertindak sebagai komunikator, pada saat yang lain bertindak sebagai komunikan.

c. Model komunikasi transaksional. Dalam model ini komunikasi hanya dapat dipahami dalam konteks hubungan (relationship) antara dua orang atau lebih. Pandangan ini menekankan bahwa semua perilaku adalah komunikatif. Tidak ada satupun yang tidak dapat dikomunikasikan.
Mengenai organisasi, salah satu defenisi menyebutkan bahwa organisasi merupakan suatu kumpulan atau sistem individual yang melalui suatu hirarki/jenjang dan pembagian kerja, berupaya mencapai tujuan yang ditetapkan. Dari batasan tersebut dapat digambarkan bahwa dalam suatu organisasi mensyaratkan:
1. Adanya suatu jenjang jabatan ataupun kedudukan yang memungkinkan semua individu dalam organisasi tersebut memiliki perbedaan posisi yang jelas, seperti pimpinan, staf pimpinan dan karyawan.
2. Adanya pembagian kerja, dalam arti setiap orang dalam sebuah institusi baik yang komersial mau pun sosial, memiliki satu bidang pekerjaan yang menjadi tanggungjawabnya.
Dengan landasan konsep-konsep komunikasi dan organisasi sebagaimana yang telah diuraikan, maka kita dapat memberi batasan tentang komunikasi organisasi secara sederhana, yaitu komunikasi antarmanusia (human communication) yang terjadi dalam kontek organisasi. Atau dengan meminjam definisi dari Goldhaber, komunikasi organisasi diberi batasan sebagai arus pesan dalam suatu jaringan yang sifat hubungannya saling bergabung satu sama lain (the flow of messages within a network of interdependent relationships).
Sebagaimana telah disebut terdahulu, bahwa arus komunikasi dalam organisasi meliputi komunikasi vertikal dan komunikasi horisontal. Masing-masing arus komunikasi tersebut mempunyai perbedaan fungsi yang sangat tegas.

4. Peranan Komunikasi Informasi

Jadi pada garis besarnya setiap organisasi kepemimpinan di dalam melaksanakan dan kewajiban diperlukan pengertian yang sama diantara dua pihak yaitu atasan dan bawahan. Karena hal tersebut akan lebih memberi dorongan semangat dan gairah kerja untuk dapat menyelesaikan tugas dan tanggung jawab yang diberikan, artinya mengembangkan suatu kerja sama demi mewujudkan hasil kerja untuk mencapai tujuan organisasi.
Melalui jalur hierarkhi/tingkatan seorang pimpinan harus lebih memperhatikan komunikasi dengan bawahannya secara baik, sehingga dapat membangkitkan minat dan gairah kerja disertai komunikasi yang baik untuk mencapai tujuan yang diharapkan.
Dalam penerapannya komunikasi dapat dilakukan secara formal dan informal. Umumnya komunikasi formal ada dalam setiap organisasi dan dapat terjadi antar personal dalam organisasi melalui jalur hirarkhi dengan prinsip pembagian tugas untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Komunikasi formal merupakan suatu sistem dimana para anggotanya bekerjasama secara tepat untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Komunikasi formal pada dasarnya berhubungan dengan masalah kedinasan. Komunikasi informal adalah kebalikan dari komunikasi formal biasanya terjadi dengan spontan sebagai akibat dari adanya persamaan perasaan, kebutuhan, persamaan tugas dan tanggung jawab. Komunikasi informal pada pelaksanaannya tidak terikat oleh waktu, ruang dan tempat, kadang-kadang komunikasi informal lebih berhasil, dan peranannya tidak kalah penting, karena dapat disampaikan setiap saat, asalkan bermanfaat untuk kemajuan organisasi. Namun penyampaiannya kurang sistematis, karena pertumbuhan dan penyebarannya tidak teratur.
Kadang-kadang seorang pimpinan selalu beranggapan bahwa keberadaan organisasi informal merupakan suatu hal yang janggal, yang merupakan akibat gagalnya komunikasi formal yang memunculkan ketidakstabilan organisasi formal. Bentuk komunikasi informal dapat berupa pertemuan yang tidak direncanakan, seperti: bertemu dan ngobrol di kantin pada jam makan siang, di resepsi, atau pertemuan lainnya.
Komunikasi Informal Ini Mempunyai Hal-Hal Yang Positif, Seperti:
a. Bila jalan yang ditempuh melalui komunikasi formal melewati hambatan, dengan terpaksa digunakan komunikasi informal.
b. Dalam suasana konflik dan penuh ketegangan.
c. Sebagai sarana komunikasi.
Dari kedua bentuk komunikasi tersebut di atas, setiap pimpinan harus dapat menempatkan diri agar tidak timbul perasaan suka atau tidak tidak suka. Pimpinan harus mencari dan melaksanakan nilai-nilai positif dari hubungan-hubungan tersebut. Ukuran sukses tidaknya seorang pimpinan terletak pada bagaimana pimpinan memadukan nilai positif yang dihasilkan dari komunikasi formal dan informal.
Setiap bawahan dari suatu organisasi tentunya mempunyai motivasi. Adanya kebutuhan, keinginan, ketegangan, ketidaksenangan dan harapan termasuk ke dalam motivasi.
Pimpinan juga harus dapat memotivasi bawahannya, misalnya memberikan apresiasi, perlakuan yang adil, dan suasana kerja.

5. Hambatan-Hambatan Komunikasi Efektif

Kegiatan komunikasi sudah menjadi sebagian besar kegiatan kita sehari-hari, mulai antar teman/pribadi, kelompok, organisasi atau massa. Kalau lebih teliti lagi banyak kegagalan dari komunikasi yang kita lakukan. Bisa jadi bentuknya karena tujuan yang kita inginkan belum tercapai. Bukan tujuan komunikasi secara egois loh. Tetapi tujuan komunikasi yang lebih pada , tidak adanya saling kesepahaman, belum bertambahnya informasi, serta ada usaha perubahan tingkah laku pada orang/teman kita itu. Yang terkadang tidak hanya diartikan persetujuan.

Komunikasi
Kegiatan komunikasi pada prinsipnya adalah aktivitas pertukaran ide atau gagasan.

Secara sederhana, kegiatan komunikasi dipahami sebagai kegiatan penyampaian dan penerimaan pesan/ ide dari satu pihak ke pihak lain, dengan tujuan untuk mencapai kesamaan pandangan atas ide yang dipertukarkan tersebut. Elemen-elemen yang terdapat dalam komunikasi adalah:
Komunikator : orang yang menyampaikan pesan
Pesan : ide atau informasi yang disampaikan
Media : sarana komunikasi
Komunikan : audience, pihak yang menerima pesan
Umpan Balik : respon dari komunikan terhadap pesan yang diterimanya

Dalam kehidupan nyata mungkin ada yang menyampaikan pesan/ ide; ada yang menerima atau mendengarkan pesan; ada pesan itu sendiri; ada media dan tentu ada respon berupa tanggapan terhadap pesan.

Secara ideal, tujuan komunikasi bisa menghasilkan kesepakatan-kesepakatan bersama terhadap ide atau pesan yang disampaikan.

Fungsi : Komunikasi
• Membangun Konsep Diri (Establishing Self-Concept)
• Eksistensi Diri (Self Existence)
• Kelangsungan Hidup (Live Continuity)
• Memperoleh Kebahagiaan (Obtaining Happiness)
• Terhindar dari Tekanan dan Ketegangan (Free from Pressure and Stress)
William I. Gorden, Communication : Personal and Public,1978

Persepsi : Inti Komunikasi

Kesan adalah nuansa rasa manusia kepada obyek tertentu; obyek itu bisa barang bisa orang. Kita terkesan, karena ada sesuatu yang menarik dari obyek tersebut. Kita bisa terkesan kepada orang karena bermacam-macam; bisa karena wajah cantiknya, tampan, berkumis; bisa karena kata-katanya, karena janjinya, dan sebagainya.

Membuat kesan yang baik, berarti kita harus berbuat dan bersikap tertentu yang membuat agar orang lain tertarik.

Persepsi didefinikan sebagai interpretasi bermakna atas sensasi sebagai representatif obyek eksternal. Proses menafsirkan informasi Indrawi. Jika persepsi kita tidak akurat kita tidak munglkin bisa berkomunikasi secara efektif.
Rudolp F.Verdeber, Communicate, 1978

Proses mencapai kesepakatan (Sharing of meaning), lazimnya berlangsung secara bertahap. Karena itu, lebih awal kita perlu memperhatikan 5 (lima) sasaran pokok dalam proses komunikasi, yaitu:
a. Membuat pendengar mendengarkan apa yang kita katakan (atau melihat apa yang kita tu
njukkan kepada mereka)
b. Membuat pendengar memahami apa yang mereka dengar atau lihat
c. Membuat pendengar menyetujui apa yang telah mereka dengar (atau tidak menyetujui apa yang kita katakan, tetapi dengan pemahaman yang benar)
d. Membuat pendengar mengambil tindakan yang sesuai dengan maksud kita dan maksud kita bisa mereka terima
e. Memperoleh umpan balik dari pendengar

Tentu tidaklah mudah untuk membuat sebuah komunikasi berjalan dengan menghasilkan kesepakatan secara utuh sesuai tujuannya. Karena, salah satu prinsip dalam berkomunikasi, yakni terdapatnya kesulitan-kesulitan pokok dalam mencapai tujuan. Berikut matrik tujuan dan kesulitan dalam proses komunikasi.

MENDENGAR
– Orang sulit memusatkan perhatian baik pada kata yang tertulis maupun terucap untuk waktu yang lama
– Orang kurang memiliki perhatian pada apa yang bagi mereka tampak kurang penting

MEMAHAMI
– Orang memiliki asumsi berdasarkan pengalaman masa lalunya
– Orang sering tidak memahami jenis bahasa yang dipakai pembicara
– Orang lebih mudah salah mengerti saat mereka mendengar tanpa melihat
– Orang sering sudah menarik kesimpulan padahal kita belum selesai bicara.

MENYETUJUI
– Orang sering merasa curiga terhadap orang lain yang sedang sedang membujuk mereka
– Orang tidak suka jika dibuktikan bersalah

BERTINDAK
– Tidak mudah bagi banyak orang untuk mengubah kebiasaan mereka
– Orang merasa takut akan akibat dari pengambilan tindakan yang keliru
– Banyak orang tidak suka mengambil keputusan

UMPAN BALIK
– Beberapa orang sering dengan sengaja menyembunyikan reaksi dan apa yang sesungguhnya mereka pikirkan
– Penampilan dapat bersifat memperdaya –anggukan kepala, mungkin tidak selalu tanda setuju dan mengerti, karena bisa digunakan untuk menutupi ketidak tahuan atau keragu-raguan.

Jika menyimak matrik di atas, sebetulnya kesulitan itu biasa dialami dialami oleh penyampai ide maupun penerimanya. Persoalannya bagaimana kita mengatasi kesulitan itu.

Komunikasi Efektif
Joseph de Vito, pakar komunikasi menyebut ada 5 kualitas umum yang dipertimbangkan untuk efektifitas sebuah komunikasi. Kualitas ini antara lain:
a. Openess Adanya keterbukaan
b. Supportiveness Saling mendukung
c. Positiviness Bersikap positif
d. Emphaty Memahami perasaan orang lain
e. Equality Kesetaraan

6.Peningkatan Efektivitas Komunikasi

a. Persepsi.
Komunikator harus dapat memprediksi apakah message yang disampaikan dapat diterima komunikan.

b. Ketepatan.
Komunikan atau audience memiliki kerangka piker. Agar komunikadi yang dilakukan tepat sasaran, komunikator perlu mengeksperikan hal yang ingin disampaikan sesuai dengan kerangka piker komunikan.

c. Kredibilitas.
Dalam berkomunikadi komunikator perlu memiliki suatu keyakinan bawah komunikan dapat dipercaya. Sebaliknya dia juga harus bisa mendapatkan kepercayaan dari komunikan.

d. Pengendalian.
Dalam komunikasi, komunikan memberika reaksa/umpan balik/feedback terhadap pesan yang disampaikan. Reaksi ini harus bisa diantisipasi sekaligus dikendalikan oleh komunikator sehingga tidak melenceng dari target komunikasi yang diharapkan.

e. Kecocokan.
Komunikator yang baik selalu dapat menjaga hubungan persahabatan yang menyenangkan dengan komunikan.

sumber : http://www.lusa.web.id/proses-komunikasi/#more-63
http://komunikasidalambisnis.blogspot.com/

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s